Каково же истинное назначение статьи «Прочее»?

Как правило, это использование для укрупнения подачи аналитической информации.

В применении к бизнесу общепита можно привести очень простой, но в тоже время показательный пример.

Как известно, основные статьи расходов классического предприятия из этой отрасли – себестоимость, аренда и персонал (кстати, об этом есть отдельная заметка: «Три кита…»).  Можно добавить еще одну статью «Прочее» и дать укрупненную аналитику, которая покажет распределение долей статей расходов и позволит оценить с одной стороны, сколько в совокупности занимают три основные статьи по отношению к выручке, а с другой (зеркально) сколько остается на «Прочее», потому как именно внутри «Прочее» частью содержится значение прибыли.

Важно отметить, что «Прочее» в примере такой аналитики, служит именно для укрупнения подачи информации, для лучшего восприятия таковой. И потребитель аналитики должен быть уверен, что если потребуется посмотреть из чего это «Прочее» складывается, такие данные могут быть ему предоставлены.

Отсюда вывод: «Прочее» – это не самодостаточная статья, а агрегация набора статей.

Хотя, думается, вернее было бы оговориться: «не самодостаточная до определенного уровня». Объяснить такую оговорку можно двумя моментами.

Во-первых, практически в любом бизнесе периодически возникают некие нестандартные единичные платежи, для которых создание отдельных аналитических статей не представляется целесообразным. Важно установить критерии, по которым платеж может попадать в «Прочее». Критерии эти, прежде всего, нестандартность и лимит по сумме.

Во-вторых, здравый смысл на количество статей отчетов движения денежный средств и доходов-расходов. Если отчеты содержат уже десятки статей, то это не только делает таковые практически не читабельными, но непременно ведет к ошибкам в отнесении платежа к той или иной статье ДДС или ДР.

На практике же, приходилось видеть статьи «Прочее», доходящие до двухзначных значений процентов.

Вот тут-то и пора «искать клад» или даже «бить тревогу».

Скорее всего, разобрав наполнение «Прочее», можно будет обнаружить набор разнообразных платежей (если говорим о ДДС), попавших туда по причинам: а) не знали куда правильно – отнести на «Прочее», б) поленились искать подходящую статью – пошли по пути наименьшего сопротивления, в) причина не ясна. Конечно, возможны и другие причины, кроме описанных выше, т.е. дающие полное право (в соответствии с Управленческой учетной политикой) к отнесению в «Прочее».

А какой, собственно, «клад» тут можно найти? Назовем таковой «Аналитический». Если обнаружились платежи, которые в реальности должны были быть отнесены к соответствующим статьям ДДС, но отнесены не были, следовательно, имелась не верная информация о сумме платежей по определенной статье, и, в свою очередь, могли приниматься неверные управленческие решения. Разумеется, тоже самое, верно и для статей расходов.

Насчет «быть тревогу» еще очевиднее.

Через статью «Прочее» порой пытаются скрыть платежи, которые можно отнести к разряду злоупотреблений.

Если на предприятии четко контролируются остатки денежных средств, то любой платеж должен быть отражен, поскольку иначе остатки «поплывут». Тогда платеж «замыливается» в статью «Прочее». И речь здесь может идти не столько о банальном воровстве «в лоб» (согласимся с тем, что это уж очень «тупой» вариант – купить что то за счет компании, да еще и отразить это в учетных системах), сколько о: а) платежах сверх бюджета, которые не смогли (не успели, забыли) согласовать и б) о платежах обусловленных «производственной необходимостью», хотя на самом деле никакой такой необходимости нет (типичный случай – покупка «в прок» больших объемов чего-либо у «дружественных» (возможно, готовых отблагодарить) поставщиков: вроде бы и нужно это для деятельности – не скажет никто, что купили что-то не нужное, а на само деле деньги заморожены в товарных остатках).

И вариант а), и вариант б) – суть злоупотребления. Но «вскрывающиеся» довольно легко – через анализ статьи «Прочее».

Без «Прочее» не обойтись, нужно только верно работать с этой с этой статьей.

Установите правила отнесения платежей или расходов к «Прочее». Обращайте внимание на динамику и отдельно на рост сумм в отчетных периодах. Периодически (а лучше в каждом отчетом периоде) проводите разбор состава.