Товарно-складской учет – проблема складов.
Какой образ возникает в голове человека при слове «склад»?
Возможно – нескончаемый ряд стеллажей с товарами.
Или как у меня – либо большой такой амбар с большой доской поперек ворот и замком на конце или кадры из знаменитого фильма Гайдая.
А что же такое склад в товарно-складском учете? По сути, это просто один из признаков электронной записи про движение товара.
Но, конечно, с такой формулировкой, наверное, трудно будет понять зачем нам эти самые склады. Давайте лучше так: это виртуальные склады, которые, по сути своей, могут быть как отражением физического склада, так и нет. Разбивка по складам, или заведение складов в программе товарно-складского учета, должна отражать еще и бизнес-процессы, которые существуют на предприятии.
Можно действовать через главный, или основной склад.
В этом случае все товары, которые поступают на предприятие, приходуются на этот склад и дальше через документы внутреннего перемещения расходятся по прочим складам. Назовем эти склады, в данном случае, складами второго уровня.
Склады второго уровня могут быть связанны как с физическим местом хранения товаров, так и частично виртуальными. Например, склад Кухня и склад Бар – это склады, за которыми есть физическое нахождение товаров – кухня и бар. Склад Хозяйственные и расходные материалы и склад Посуда – это склады полувиртуальные, поскольку физически материалы, которые числиться на таковых, скорее всего будут находиться в одном складском помещении. Как правило, заводя в программе склады второго уровня, подразумевается, что склады эти должны быть легко инвентаризируемы.
И тут возникает некая «вилка» принятия решения – опираться на физическое нахождение товаров на складе или на ответственное нахождение?
Поясню на примере склада Кухня.
Если исходим из физического нахождения, то на этот склад должно перемещаться все, что будет находиться на кухне – от плит до чеснока. Тогда при инвентаризации склада Кухня пересчету подлежит все, что там находится. Возникает резонный вопрос: зачем пересчитывать плиты и тому подобное – разве это может куда-то деться? Нет, разумеется может, но нужно же ориентироваться на здравый смысл. Лучше прибегать к методу закрепления ответственности. В этом случае за склад Кухня ответственным назначается шеф-повар и по результатам инвентаризации отвечает именно он. Но здесь опять же нужно исходить из здравого смысла, а именно: учитываться должны только те товары, которые реально нуждаются в инвентаризации. Разумеется – это продукты, полуфабрикаты и тому подобное, а также малоценка, посуда и инвентарь используемый в работе кухни. Часто, на склад Кухня приходуются только те товары, которые используются для приготовления, но в этом случае непонятно: а кто отвечает за сохранность малоценки и инвентаря? Надеюсь, идея понятна.
На небольших предприятиях, для простоты, товары приходуются сразу на соответствующие склады: продукты на склад Кухня, напитки на склад Бар, инвентарь на склад Инвентарь и так далее.
И у подхода «основной склад» и у подхода «распределение сразу» есть, разумеется, и плюсы, и минусы.
Если на предприятии есть физическое помещение под склад и есть кладовщик, я бы, однозначно, рекомендовал первый подход и вот почему.
Например, рассмотрим товар Сахар-песок. Товар поступает и учитывается на складе Основной и далее по потребности перемещается на клады Кухня и Бар, так как используется и на кухне, и в баре. Если же мы используем второй подход, то, скорее всего, оприходование пойдет на склад Кухня. Отследить перемещение с кухни в бар удастся вряд ли, и значит при инвентаризации по складу Кухня товар будет в минусе, а по складу Бар ноль, поскольку туда и не приходовался. Итог – результаты инвентаризации априори не верные. Можно, конечно, обойти это, приходуя часть поставки на склад Кухня, часть на склад Бар, но тогда это разделение в учете точно должно отражать и физическое перемещение – на практике ситуация маловероятная.
Вообще же, наличие физического склада и кладовщика – это уверенный козырь в пользу правильности постановки товарно-складского учета.
Так называемые «лишние» расходы на зарплату кладовщика и выделения части помещения под склад легко окупятся за счет четкого и грамотного ведения операций в товарно-складском учете.