Когда-то, когда судьба меня чуть не вынесла из мира общепита в мир е-торговли, на одних переговорах мне сказали: у нас все-все-все выстроено через электронный документооборот. Я подумал: вот это достойно уважения! Но, как говориться, «пощупать руками» не довелось. А жаль…

Полная автоматизация документооборота – это действительно мечта.

Но в реалии – возможно ли это? Имею ввиду на предприятии общепита.

Давайте возьмем для примера предприятие, на котором в основном выстроены бизнес процессы – брать такое где «бардак» – смысла нет.

Закупка на рынке. Я не встречал еще ни одного ресторана-кафе-столовой, где такие закупки бы не осуществлялись. Возможно на предприятиях dark kitchen такое где-то есть – врать не буду: не знаю. При закупке на рынке хорошо, если удастся получить фискальный чек. Конечно, закупка должна быть официальной и все такое, но жизнь – она шире. Если зимой (да и не только) нужно купить сладкие калиброванные помидоры – нужно на рынок; фрукты – туда же; некоторые виды мяса – тоже не всегда поставщики могу обеспечить то, что требуется; живые раки… И так далее. Не буду развивать тему «почему» –  эта заметка не об этом.

Конечно, никакого электронного документооборота с продавцами на рынке быть не может. Как уже упоминал – фискальный чек – это удача, УПД – это почти никогда. Значит – мягкая накладная. Иначе, как ставить закупку не приход?

Оплата за разовые услуги. Предприятия общепита – это настоящее производство, использующее массу инженерных коммуникаций и систем. И периодически возникают срочная потребность в том или ином мелком ремонте. Например, местный сантехник должен что-то там починить, или аварийка срочно по электросетям понадобилась.  Да даже дворнику, чтобы во время снегопада усиленно расчищал снег у входной группы – всем за все нужно платить, и счет они и акт не выставят. Значит – рукописные РКО.

Документы эти, само собой, не могут быть приняты к официальному учету. И я не намекаю на какую-то двойную бухгалтерию.

Просто в управленческом учете нужно вести позицию собственника, который личными средствам, «одолженными» предприятию, закрывает необходимость вот таких вот платежей. И, конечно, отчет за использование этих средств собственник должен получать регулярно. Вестись же этот учет должен, основываясь, разумеется, на первичной документации.

Ведение такого учета – элемент управленческой учетный политики.

При каких обстоятельствах возможно использование личных средств собственника. Кто вправе принимать решения о том или ином платеже. Кто отвечает за отчет по данным средствам. И, конечно, как оформляются такие операции, то есть иными словами: как правильно оформлять первичные рукописные документы.

Следуя изложенным в УУП правилам, всегда можно уверенно держать ответ перед собственником о целевом расходовании его личных денежных средств. Внутренний документооборот – здесь так же важны первичные документы.

Самый простой и очевидный пример можно привести, если предприятие использует основной склад. Имеется ввиду, когда поступающие товары сначала поступают на отдельно выделенный склад, а потом уже отгружаются в подразделения исходя из потребностей.

Можно выстроить систему, по которой все будет происходить через механизм предварительных заявок, но! Во-первых, есть человеческий фактор: что-то забыли, не учли. Во-вторых, есть фактор «запары» – все срочно, быстро и «уже час назад». Времени на заполнение, согласование и подтверждение заявки на отгрузку со склада нет – тогда отгрузка и происходит по мягкой накладной.

Бланки дегустаций и проработок, ревизий. Здесь так же заполнение идет рукописно и потом передается бухгалтеру-калькулятору для занесения в систему производственного учета.

Таким образом получается, что нет возможности полностью отказаться от рукописной первички.

Возможно это и не нужно. Ведь любые процессы в бизнесе должны оптимизироваться по эффективности, а не потому «что так надо».

Важно помнить, что любая первичная документация должна заполнять по установленным правилам и реально отражать хозяйственную операцию. Только в этом случае операция эта может быть принята к учету, а значит влияние таковой будет учтено при подсчете реального финансового результата.