Случай из практики. Не частите с отчетами!
Выстраивал я как-то систему аналитики – пытался обеспечить operation самой свежей информаций о том, как дела на предприятии.
И казалось мне, что понедельник должен быть днем не только тяжелым, но и полезным, а именно: приходит управляющий в понедельник на работу, открывает нашу аналитику, глубоко задумывается над судьбами вверенного ему предприятия общепита и корректирует свою работу на предстоящую неделю. Просто идиллия.
Начал, понятное, дело с выручки. Динамика. Категории. Все как положено.
Дальше про foodcost само собой, про товарно-складской учет.
Про статьи движения денежных средств.
Про статьи расхода, про обоснованность количества отработанных сотрудниками смен, про производственные потери.
Даже про кредиторскую задолженность задвинул и про соблюдения лимита УСН.
Ну и дальше по списку…
А настраивал я все это, разумеется, в соответствии со своим любимым подходом – системно.
Рассуждал я так. Ну, положим выручка, она, конечно не изменится – зафиксировали закрытием кассовой сметы – тут уж все. Что со складом и себестоимостью и потерями? Все же на местах рабочих каждый день – и кладовщик и калькулятор – сидят, работают. Ну может небольшой там перекосик будет за счет выходных, ну не критично. С персоналом все понятно – тут тоже должен быть порядок – все же должны отмечаться, а менеджер информацию заносить о приходах (автоматической фиксации приходов не было еще). Кредиторская задолженность не проблема – уж бухгалтер то данные всегда точные под рукой имеет и платим регулярно. Но все-таки, чтобы, так сказать, у меня всегда было все самое «свежее» я из учетных систем решил забирать не только данные за последнюю неделю, но и за «пораньше». Вот тут-то и выяснилось…
Стал я замечать, что мои данные за прошлую, а то и ранее недели, после заливки данных, меняются.
Причем иногда неприятно на много (для некоторых показателей и 1% это много). Начал разбираться. Выручка, как и ожидалось оказалось нетленкой – все четко. А вот остальное… Терялись накладные и вносились иногда и через три недели после прихода товара. Или просто в мой «отчетный» понедельник забивались вечером за пол прошлой недели. С актами списания и так далее – тоже самое. Менеджер, ответственный за персонал путал количество смен и порой выравнивал это постфактум. Бухгалтер зачем-то оплачивал кредиторскую задолженность то значительно раньше срока, то просрочку допускал.
В общем я понял, что процесс завязан на множество людей у которых кроме этих забот еще и других по горло. Да и как выяснилось моя идеалистическая картина про управляющего, начинающего неделю с изучения аналитики, была от истины далековато.
Тогда я решил не изобретать велосипед и вернуться к старому доброму отчетному периоду – месяцу.
Конечно, пришлось провести работу с коллегами, чтобы к концу месяца данные в основном были уже готовы и выверены. Далее выдавался предварительный месячный результат, а после защиты инвентаризации и окончательный. А изменения задним числом в «закрытых» месяцах, кончено тоже были – это же жизнь, но на месячных данных уже не давали критичных корректировок.
Вот так я пришел к пониманию, что отчетность чаще месячной смыла особого не имеет. Конечно, есть и то, что можно анализировать и ежечасно – главное, чтобы был потребитель такой аналитики.