Сделаем оговорку – здесь не идет речь о мини-предприятиях, типа кофейни на два-три столика или небольшого корнера. Говорим о предприятиях общепита, где производство занимает значительный объем.

Следовательно, и производственный учет, и товарно-складской учет должны быть выстроены системно.

Сначала о кладовщиках.

Основная причина отказа от кладовщика банальна: отсутствие склада. В смысле склада как физического объекта. Ингредиенты для производства отгружаются сразу же в производственные подразделения. Требующие особого хранения – в холодильные и морозильные камеры, которые могут быть встроены где угодно – хоть в глубине кухни, хоть в коридоре. Товарно-материальные ценности – в помещениях офиса, технических зонах и вообще где-нибудь, куда сумели впихнуть.

И действительно – зачем же кладовщик если склада нет? Логично как будто бы.

Во-первых, организация склада как такового – это вещь, как говорят «must have», но эта заметка не об этом.

Во-вторых, даже несмотря на то, что нет отдельного складского помещения, должен быть на предприятии сотрудник, который, что называется в режиме онлайн, может сказать: где, что и главное в каких объемах есть в распоряжении предприятия. И не просто сказать, но еще и дать информацию об оборачиваемости, объеме, ценах последней закупки и так далее.

Казалось бы – открывай программу товарно-складского учета и смотри. Любой менеджер может. Только вот забывают при этом, что учетные данные в учетные системы сами не попадают.

Информацию в системы вносят люди.

Даже если существует электронный документооборот, все равно нужно контролировать приходы, делать ревизии, отслеживать, когда остатки подходят к концу и заботиться о пополнении.

Кто-то должен связаться с поставщиками, понять у каких из них что из необходимого есть, составить заказы. Разумеется, если на предприятии есть служба закупки – это функция этой службы, но есть таковой нет – это «падает» на кладовщика. И дело тут даже не в том, кто физически исполняет эти обязанности, а в том, кто даст информацию о необходимости закупки как таковой, так и о необходимых объемах.

Ну и отразить в системе товарно-складского учета факт поступления. А для номенклатур, по которым не происходит автоматического списания посредством программы производственного учета, отразить и выбытие. Правильность и своевременность проведения таких документов – это оптимизация расходной части и один из инструментов контроля.

Получается, что чтобы в системах товарно-складского учета была корректная информация, заниматься процессом ведения таких систем должен отдельно выделенный сотрудник, для которого это – одна из основных обязанностей.

Может ли менеджер совмещать такие обязанности и о своими основными? Представляется сомнительным.

С бухгалтером-калькулятором вопрос еще сложнее. Сложнее в том смысле, что калькулятор – он должен быть немного технолог (а лучше даже не «немного», а «вполне»). Разбираться в том, как работает кухня и бар, знать технологии производства и, конечно, в совершенстве владеть программой производственного учета.

Как известно себестоимость – один из трех китов расходной части предприятия общепита. Следить за приемлемым уровнем food cost без грамотной и четкой работы бухгалтера-калькулятора невозможно. Помимо того, что необходимо верно отражать процесс производства в учетной системе, нужно понимать, как искать причины, если результаты, выдаваемые системой, не могут быть признаны удовлетворительными.

Постоянно быть в контакте с производством (проработки, дегустации, ревизии) – вот большая часть работы калькулятора. А если меню состоит из множества позиций, или шеф-повар креативен – внесение постоянных изменений в технологические и калькуляционные карты неизбежно.

По опыту – при ответственном отношении к отражению производственного процесса, загрузка бухгалтера-калькулятора становится чрезвычайно серьезной. И совмещать обязанности калькулятора с какими-либо другими обязанностями совершенно невозможно.

И попытка поручить одному из менеджеров быть «слегка калькулятором» – ошибка.

Думается многих может удивить сам факт того, что здесь пишется про возможность вот такого совмещения. Действительно – как можно поручить работу с программой производственного учета тому, кто не умеет с таковой работать? Часто это происходит так.

Должен быть учет? Должен. Но брать в штат или на аутсорсинг калькулятора на постоянной основе – жалко денег. Тогда делается так: приглашается на некий аудит или короткий срок профессионал, который приводит в порядок ТТК и калькуляцию, все настраивает и… дальше с ним прощаются. А делать изменения, списания и т.д. поручают оному из менеджеров. А что? Основное то уже настроено! Вот она – ошибка.

И кладовщик, и бухгалтер-калькулятор – это отдельные профессии, профессии серьезные.

Наличие в штате настоящих профи этих профессий, может значительно повлиять на увеличение финансового результата работы. Попытки же совмещения по остаточному принципу с обязанности менеджеров наоборот – к потерям.