Случай из практики. Лимитирование или делегирование.
Система, с которой пришлось разбираться, скорее была системой не лимитирования, а «подтверждирования» что ли.
Суть, была такая. Каждый наличный платеж нужно было подтверждать. То есть существовал некий бланк заявки на расходование денежных средств, который управляющий перед каждым платежом должен был заполнять, отсылать мне (принявшему эту систему в наследство), а уже потом, если я дам акцепт, платить.
Система мне показалась до крайности странной, тем более что в реалии не работала, а скорее декларировалась. Нет, конечно, заявки заполнялись, но далеко не на все, и далеко не всегда.
Да и как вот, например, расплатиться со срочно вызванной аварийкой водоканала, если тот, кто подтверждает платежи, предположим к почте в этот момент доступа не имеет. Или про тот же случай: а я вообще знаю была ли там эта аварийная и нужно было ли ей платить, когда выезд их, вообще-то бесплатен? В общем бред. Надо что-то было с этим делать.
Тут, если говорить глобально, есть два пути.
Путь первый – это бюджетирование.
По утверждённому бюджету управляющий может осуществлять платежи. Если по статье бюджета лимит превышен, тогда требуется дополнительное подтверждение. Многие еще использует статью «Непредвиденные расходы» и ограничивают по ней не только лимитом, но и объемом разового или ежедневного платежа. Моментов и нюансов в таком подходе много. И внедрение такой штуки дело не шуточное. Мне же проблему нужно было решать быстро.
Поэтому, я пошел по второму пути – делегирование.
Делегировал принятие решения по любому из платежей управляющему. Да, риск того, что денежные средства могут быть использованы нецелевым образом, конечно, есть. Есть риск и того, что суммы, мягко говоря, могут завышаться. Но также есть способы, с помощью различной аналитики такие моменты ловить.
Есть и способы контроля.
Во-первых, тотальная проверка первичных документов. Пришлось, конечно, поработать над этим вопросом, потому, как не каждый управляющий положительно воспринимает идею брать подпись на РКО у местного сантехника за услугу. Но, без первички никуда. В любом, кстати, из вариантов.
Во-вторых, про покупку любого сырья, товарно-материальных ценностей и тому подобного, договорились так: запись в регистре учетной системы означает наличие. Таким образом, оставалось контролировать соответствие платежей оплаченным накладным, а наличие проверять инвентаризацией. В общем, способ, конечно, тоже трудозатратный, но на этапе, когда для бюджетирования нужно готовить почву (а готовить было нужно), вполне подходящий.
Итог. Внедрили и успешно работали.
А управляющие, кстати, говорили спасибо – ведь они поменяли бюрократическую неработающую процедуру на кредит доверия.