А в те времена, про которые идет речь в этой заметке, наличности было еще больше. И суммы скапливались действительно значительные.

Казалось бы – а в чем, собственно, проблема? Если кассовый узел оборудован должным образом, то все безопасно (маловероятные события, типа налета исключаем). Удобно пересчитать в конце смены выручку, сравнивая с соответствующем разделом z-отчета. И все бы было так, но жизнь, как обычно, вносила коррективы в «гладкую» теорию.

Дело в том, что, как известно, на предприятиях общепита практически ежедневно может возникать потребность в наличных оплатах: вызвали местного сантехника, почистили снег у входной группы, оплатили срочную доставку чего-либо и т.д.

В случае, про который это заметка, ресурсы на подобные траты изымались прямо из кассы.

Ну а что? Удобно же. Приходит менеджер в кассовый узел и говорит кассиру давай, мол, столько-то – нужно срочно оплатить. А кассир что? Кассир – лицо подчиненное. Менеджер дал указание – надо исполнять. А еще кассир – лицо материально ответственное, и те, кто ответственнее пытались «мягкие» РКО делать (от которых менеджеры, как правило, просто отмахивались), ну а менее ответственные просто на бумажки себе писали, чтобы не забыть.

Разумеется, такой подход приводил к путанице при закрытии смены: кто, сколько и на что брал, порой просто забывалось к концу дня. Вы скажете: это смешно – как можно забыть, что было в течение дня. Но вот кассирам, у которых были недостачи было совсем не до смеха.

Кроме того, все же вопрос соблюдения безопасности тоже не был лишним. Выходя из кассового узла, кассир обязан был дверь, разумеется, запереть. Но, к сожалению, порой, пресловутый человеческий фактор оставлял эти двери открытыми. И более того (о ужас!), иногда кассовый узел использовался не только по назначению, а и для других производственных целей. Известно, что помещений под складирование вечно не хватает, а тут вроде как комнатушка отдельная – ну почему бы там не хранить что-нибудь безобидное. Пакеты для доставки, например. Или еще что-нибудь. Вот и выходит, что если это «что-нибудь» срочно понадобилось, то в кассовый узел нужно иметь доступ тому, кому это «что-нибудь» срочно понадобилось. Вечером пересчитали деньги – не хватает. Кто виноват? Кассир? А может тот, кто заходил «что-нибудь» забрать, оказался не чист на руку, а кассир «зевнул». Опять же – кажется, что выглядит это все нелепо, надумано. Но это так кажется до первого случая. 

И вот решил я, что чтобы последствия таких возможных случаев, так сказать, минимизировать, ввести регламент, предусматривающий инкассацию денежных средств в сейф, при достижении суммы наличности определенного уровня. Т.е. если после расчета очередного стола, сумма превысила, например, 50000 руб., то на 40000 руб. нужно выписать «мягкий» РКО и денежные средства скинуть в сейф, а 10000 руб. оставить как размен.

Каким же образом это решало те проблемы, которые я описал выше?

Во-первых, при проверке кассового узла (а мы такие проводили регулярно), общая сумма по РКО должна была соответствовать сумме в сейфе. Причем ответственность возлагалась именно на менеджера (предполагалось, что кассир скидывает правильные суммы, а недостача – это не ошибка кассира, а изъятие менеджером; одновременно, кстати, был введен регламент, вообще запрещающий использование наличной выручки текущего, незакрытого дня для каких-либо оплат). Во-вторых, в случае «посещения кассового узла лицами, не вызывающими доверия», могла пропасть только малая сумма, а не вся выручка, накопленная за день.

Инкассация в течения дня, с моей точки, зрения, упорядочила работу с денежными средствами в кассовом узле и позволила снизить некоторые риски.

Думается такая практика, тем более, полезна, если кассовый узел как таковой отсутствует – например, случай контактного бара или фастфуда.