Финансист в помощь службе закупки.
Как правило служба закупки – это вещь «сама в себе». Но я придерживаюсь мнения, что финансист может быть полезен практически любому подразделению, в том числе и службе закупки.
Начнем с простого. Если налажена система, как я называю, «трех линий обороны», то есть имеется один основной поставщик по какому-то товару (или набору товаров) и еще два «запасных», то есть тех, у которых можно сделать поставку, если какой-то форс-мажор у основного. Так вот, если такая система есть, то одним из принципов работы должно быть регулярное получение обновленных прайсов от всех поставщиков.
Самим коллегам из службы закупки обрабатывать (вносить в соответствующие программы или просто в excel), как правило, недосуг, да и времени у них на это нет.
Тут приходим на помощь мы – финансисты.
Мы же с цифрами на «ты», да и нужно настроить не просто «внесение», а аналитику, самое очевидное, по ценовым предложениям, а можно и по другим значимым условия.
Далее, есть часто встречающийся момент. Поставщик ставит предприятие в известность, что поставки временно замораживаются ввиду наличия просроченной задолженности по платежам.
Кто приходит на помощь – финансист. Вы скажете – не финансист, а бухгалтер. Да, отчасти, будете правы, только если актуализировано отражение поставок в программе товарно-складского учета с отображением платежей в бухгалтерской программе. Часто, к сожалению, это не так, или по крайне мере не так, что называется, в режиме online. И уверяю вас, скорее всего бухгалтерия ограничиться запросом сверки с поставщиком, и разбираться в деталях, тем более, «скрыживая» данные из нескольких учетных систем, не будет. Тут опять – финансист вам в помощь.
Ну и конечно, аналитика по объему закупки.
Как торговаться с поставщиками за скидки или снижение цены, или наконец, за увеличения сроков отсрочки платежа, не имея полной картины и поставок, и оплат, и периодов отсрочки? Такие аналитические справки должны делать именно финансисты – хорошо бы по основным поставщикам на регулярной основе, чтобы служба закупки всегда имела самые свежие данные, либо иметь инструмент, с помощью которого сделать подобную аналитику по конкретному поставщику не составило бы особенного труда.
И так далее. Но, вы можете сказать: это все теория – знаем мы как на самом деле эти отделы работают… Скорее, нужно их контролировать, чем помогать. Это тоже настоящий финансист делать умеет, уж поверьте.
Но я за то, чтобы прежде всего хорошее видеть.