В плюсах сразу – простота и условная бесплатность (не силен в пакетах продаж Microsoft, но в масштабах использования в корпоративных целях – затраты эти – сущие копейки). Но плюсы эти и «тянут» за собой минусы. Отсюда и реплики про «таблички».

Один из аргументов критиков Excel – частые ошибки при вводе данных.

Действительно, чтобы внести актуальные данные в «правильные» ячейки нужно не только время, но значительная сосредоточенность. Понятное дело – «лишний» нолик все меняет в десять раз. Потерянный минус превращается в плюс, и картина меняется кардинально. Ну а просто перепутать ячейки для внесения информации – тоже дело не хитрое.

Решить эту проблему просто. Нужно использовать так называемые «умные таблицы». Создается некий аналог элементарной базы данных, где столбцы служат полями, а строки записями.

Поясню на условном примере для отчета о ДДС.

Пусть наш отчет о ДДС состоит всего из нескольких строк: 1. Входящий остаток 2. Поступление выручки 2. Оплаты поставщикам 3. Оплата персоналу. 4. Исходящий остаток. Тогда делаем умную таблицу, состоящую из трех колонок: дата операции, операция, сумма. В первый столбец вносим дату, во второй любое из трех значений («Поступление выручки», «Оплата поставщикам», «Оплата персоналу»), в третий, собственно, сумму операции. Данные вносятся просто «чулком», т.е. строка за строкой (причем порядок строк совсем не важен!). Важно всегда вносить в поле № 2 название только одной из трех операций и этого будет достаточно.

Далее делаем другую таблицу, которая имеет уже привычный вид: в заголовках строк структура отчета, в заголовках столбцов даты, а в самой таблице будут уже значения. Excel позволяет прописать для этой второй, выходной таблицы формулы, которые будут автоматически ссылаться на первую таблицу и меняя в заголовке таблицы значение дат, данные будут автоматически обновляться. Можно «протягивать» во времени, можно сделать на определенный период и меняя «первую» дату в заголовке, через формулу менять остальные и данные при этом будут обновляться автоматически.

Ну хорошо, скажите Вы, но при внесении данных в таблицу № 1 можем же мы ошибиться, например, в названии показателя и в поле, где должны быть значения вбить текст или… Для решения этой проблемы есть механизм проверки вводимых данных. Применяем (описывать здесь не буду) и еще сужаем круг возможных ошибок.

Конечно, от влияния человеческого фактора уйди практически невозможно, но ограничить влияние такового – вполне.

Еще один аргумент, который приводится не в пользу Excel: куча непонятных табличек, проследить связь между которыми невозможно.

Что тут сказать кроме как: а причем здесь, собственно, Excel, как таковой?

Если потребитель «табличек» не может в них разобраться – это либо проблема, извините, самого потребителя, либо уровень компетенции исполнителя или лучше сказать архитектора набора таких таблиц.

Сделать аналитику понятной и применимой – одна из задач финансиста. И если инструмент, который для этого ему дан – Excel, то использовать этот инструмент при умении можно очень даже эффективно. А чтобы одновременно с этим добиться и прозрачности и «отслеживаемости» данных, нужно использовать примерно тот же принцип, о котором написано выше – есть таблицы с данными, а есть, так называемые «выходные» таблицы, т.е. те, которые видит конечный потребитель.

Дополнительно можно подстраховаться путем заведения проверочных ячеек. Создавая «путь» от группы ячеек с данными к ячейке с результатом, архитектор, разумеется представляет алгоритм этого пути. Таким образом, например, сумма ячеек с данными в таблице данных должна давать результат в ячейке таблице результата. Следовательно, можно посчитать отдельно сумму на основании данных и вычесть из этой сумму значение результирующей ячейки. Если получился ноль – все в порядке. Казалось бы – элементарно, но используется редко.

Еще один способ проверки – использование условного форматирования. Например, на ячейку со значение остатка денежных средств в кассе, ставиться условие выделять ярко заливкой если значение получилось меньше нуля. Глаз «цепляется» – эффект достигнут.

Масса полезных возможностей дает Excel, как инструмент непосредственно аналитики и моделирования. 

Про удобство Excel при составлении моделей можно было бы написать отдельную заметку. И, даже не одну, а целый цикл. Гибкость и быстрота – отменные козыри. Возможность ситуативного задания параметров модели позволяет быстро увидеть результаты по методу «а что, если?..». И это, еще не применяя встроенные инструменты самого Excel.

Анализ больших массивов информации – здесь можно воспользоваться от элементарнейших инструментов сортировки и фильтрации, до специальных строенных формул для анализа данных.

Аналитика с помощью графического представления данных – нет проблем: встроенные инструменты для построения различных диаграмм и графиков – в наличии.

Так почему же ругают Excel?

Есть, разумеется, и минусы. Вернее, так – есть глобальный минус. В Excel крайне трудно создать набор главных «Три+» отчетов аналитики: отчет ДДС, отчет о ФР, Баланс и отчет о связи ЧДП и ЧП. Связка этих отчетов обязана использовать метод начисления, а реализовать таковой в полной мере только на базе Excel не то, чтобы нельзя вообще, но смысла не имеет. Есть замечательные программные продукты, предназначенные именно для этого. Так зачем «пахать ведром»?

Еще минус – затруднительна работа со значительными объемами данных. Даже, можно сказать и с не совсем значительными. Хотя количество строк в одной таблице может быть более одного миллиона, реально работу с такими объемами Excel уже тянет с трудом. А если уж используются ссылки…

Ну и обычная претензия к продуктам Microsoft – «глюки». Нет, Excel не был замечен в неправильных алгоритмах подсчетов (по крайней мере для финансов), но может случиться так – файл, который исправно работал и считал вдруг начинает «вылетать» и перезапускать всю программу. Или того хуже – перестает открываться. Ну тут уж лекарство известное – нужно делать копии.

Писать об Excel можно много – недаром написано столько книг и пособий по работе с этим продуктом.

В этих заметках нет такой цели. Цель конкретно этой заметки показать: изучив продукт можно использовать все сильные стороны такового. Однако, прежде чем сделать выбор «будем делать на Excel» или «да ну этот Excel – давайте будем делать на…» нужно понимать не только для реализации каких задач делается такой выбор, но и насколько компетентны исполнители задуманного в том же самом Excel. А потом уже принимать взвешенное решение.

Кстати, в рамках проектов ФинПризма, автор этих заметок с удовольствуем проконсультирует Вас в выборе «Excel или нет» и/или поможет реализовать с помощью Excel многое, что Вам могло показаться с помощью Excel трудно или нереализуемым. А может на вашем предприятии уже есть реализация с помощью Excel, но есть желание оптимизировать и сделать более «рабочим»? Все это более чем реально!