Как видно уже и из самих названий «внеплановые» и «выборочные», такие инвентаризации преследуют разные тактические цели, хотя стратегически, конечно, цель всегда одна – установить соответствие «жизни» и «отражения жизни в учете».

Внеплановые инвентаризации – это, прежде всего, инструмент контроллинга.

Можно представить виды такого контроллинга так: «проверяем сами себя», «нас проверяют», «мы проверяем».

Проверяем сами себя – это значит проведение инвентаризации «внутри» месяца для промежуточного контроля своей деятельности. Здесь нет некоего противостояния инвентаризируемых подразделений и менеджмента, поскольку на практике инициатор таких, по сути проверок, само подразделение. Если, например, бар-менеджера реально беспокоят получаемые результаты по плановым ревизиям бара, а проработки и правки калькуляционных карт не приводят к желаемым результатам, то несколько внеплановых ревизий с последующим подробным разбором таковых, могут выявить причины искомых проблем.

Нас проверяют – вид неких внезапных инвентаризаций. Внезапные ревизии всегда были головной болью для предприятий торговли и общепита еще в советские времена. Сейчас, конечно, никто из вне не придет контролировать остатки, но если говорить о сетевых проектах, то некий аналог таких внешних проверок, существует.

Создаются специальные подразделения, которые могут провести внеплановую инвентаризацию с целью проверки наличия тех или иных нарушений. Показательный и распространённый пример – ревизия того же бара, с помощью которой порой выявляется торговля «личного» алкоголя. Хотя такие примеры уже скорее «дела прошедших дней».

Еще одна цель работы таких подразделений – это проведение реальной инвентаризации.

На практике бывают случаи, когда плановые ревизии дают уже более-менее прогнозируемый результат, что подвигает не совсем ответственных сотрудников не местах вместо снятие реальных остатков, рисовать ожидаемые. Особенно этим начинают грешить там, где результаты ревизий приемлемы из месяца в месяц и, кажется, что все так и может двигаться «по накатанной».

Обязательно проведение внеплановой инвентаризации при смене материально ответственного лица.

Это и есть вид «мы проверяем». На любом предприятии материально-ответственное лицо – это прежде всего кладовщик. Кстати, один из критериев оценки профессионализма, приглашаемого на работу кладовщика это вопрос от такового: предполагается ли в первый же день работы внеплановая инвентаризация склада для «принятия» остатков.

Другие материально-ответственные лица, если говорить о предприятиях общепита, это обычно это шеф-повар и бар-менеджер.

Выборочные инвентаризации – это инструмент, направленный на выявление точечных проблем.

Как правило, подвигает на такие инвентаризации постоянно выявляемые проблемы.

Например, по результатам плановых инвентаризуй постоянно плюсует (или минусует) та или иная позиция. Снятие остатков по этой позиции, при необходимости и в ежедневном режиме, может помочь в выяснении причин. Или постоянные, внезапные стопы по позициям (отсутствие на складе) при, казалось бы, верной политике по поддержанию остатков.

Другая, зеркальная задача выборочных инвентаризаций – пересчет редко используемых позиций.

Относится это скорее не к ингредиентам, используемым непосредственно для производственных процессов, а к товарно-материальным ценностям, хранимым на складах на «дальней полке». Пример может быть таким. Закуплена определенная посуда для подачи блюд сезонного меню. После снятия блюд меню с продажи, посуда проинвентаризирована и сдана на склад для хранения. Через какое-то время, решено использовать данную посуду для организации услуг выездных банкетов. Чтобы понять реальный запас нужно провести выборочную инвентаризацию, поскольку за время хранения могли произойти события, которые могли повлиять на реальные остатки от «обрушился стеллаж и часть разбилось» до «пропало в неизвестном направлении».

И внеплановые и выборочные инвентаризации – реальные инструменты работы. Однако, прежде чем этими инструментами пользоваться, нужно понимание: даст ли это ожидаемый результат и оправдает ли это результат потраченные временные и трудовые ресурсы.

Любые инвентаризации лишь тогда имеют смысл, когда налажен товарно-складской и производственный учет.

Для товарно-складского учета важно не только своевременное и полное отражение в учетных системах, но и организация процессов поступления, хранения, перемещения и списания товаров. Для производственного учета – актуальные технологические карты, регулярно обновляемые в соответствии с проработками.

Ну и конечно, нужно помнить, что результаты любых инвентаризаций должны в обязательном порядке заноситься в учетные системы, для последующего разбора, анализа причин выявленных отклонений и в дальнейшего принятия соответствующих управленческих решений.