Нормативная база – бумажки или реальный инструмент?
В работе наличие регламентирующих документов необходимо. Рассмотрим нескольких конкретных примеров.
Регламент «Закрытие кассовой смены».
По окончании рабочего дня мы всегда должны закрыть смену. В принципе, конечно, ничего сложного, но если есть документ определяющий порядок действий менеджера смены, то, во-первых, действия четко определены и прописаны именно таким образом, чтобы избежать ненужных, глупых ошибок, во-вторых, в документе должны быть отсылки к решению нестандартных ситуаций, которые могут возникнуть, в-третьих, в случае выявления каких-то «косяков» при проверке работы менеджера, можно смоделировать его действия «шаг за шагом» и выяснить на каком шаге возникла проблема, ну и в-четвертых, менеджеру-новичку нужно только внимательно ознакомиться с документом и он может уже закрывать смены самостоятельно.
Регламент «Принятие товара».
Поступил товар (любой). Определяем кто имеет право принимать и как. Если это, например, весовой товар для кухни, то принимать должен кладовщик и су-шеф, причем завесив каждую позицию, что делать если вес не сходится с накладной, что делать если в накладной указан товар, а таковой не привезли или привезли лишнее, как принимать товар от закупщика по мягкой накладной и так далее. Или если пришел непищевой, фасованный в коробки товар – нужно ли вскрывать каждую коробку и делать пересчет, или ориентироваться на фасовочную информацию? Или, вне зависимости от типа товара – как и когда ответственность переходит к кладовщику или другому ответственному лицу. Или кто имеет право рассчитаться за товар наличными по факту получения. Можно перечислять еще долго…
Регламент «Инвентаризация товарно-материальных ценностей».
Инвентаризация ТМЦ, как и инвентаризация ингредиентов для изготовления продукции, должна производиться на регулярной основе. Документ должен определять, что считать ежемесячно, что ежеквартально, а что подлежит инвентаризации один раз в год. Возможно, указать список позиций, в качестве приложения, неподлежащих инвентаризации. Там же можно прописать ответственных лиц (должности) за проведение, процедуру защиты результатов, меру ответственности при выявленных недостачах. Указать, по каким датам проводится инвентаризация, и какой механизм используется, ели эти даты попадают на выходные дни или государственные праздники.
Потратив некоторое количество времени на разработку этих и подобных этим документов, далее, в текущей работе, можно избежать множества проблем, организационной неразберихи.